毎月の決まった日に届く事が当たり前だった請求書が、次々に電子化される動きが加速しています。
これは、単にペーパーレスの促進だけでなく、それに便乗したコスト削減の側面が強いと言えます。
毎月掛かっている、契約者の全てに印刷して郵送する経費が、請求書が出来上がったとメールで通知して、契約者はオンラインで請求書を確認する、一連の流れに変更する事で、限り無く0に近い経費へと圧縮する事が出来ます。
書面が必要な契約者には、別途費用を徴収する制度も一般的です。
オンラインでの取引なら、電子書面でも問題ありませんが、対面では同じ様にはいきません。
対面営業では、行った商談内容を確認するためだったり、検討資料として営業ツールとしてだったり、請求内容の詳細だったり等、訪れた訪問先で紙の資料を渡す必要性は少なくありません。
以前だったら、「後日書類は、あらためてお持ちします」「後ほど郵送させて頂きます」という対応が一般的でしたが、働き方改革で求められる合理性の一環と、モバイルプリンターの発達で、その場で印刷を行い仕事は完結させる営業マンが増えています。
その場で完結出来れば、営業マンは仕事を持ち帰る必要が無くなり、それでいて仕事の内容は、オンラインで管理する上司も把握する事が出来ます。
後日では無く、その場で書面交付を受けたクライアントも、ホットな状態で検討が出来たり、請求書なら直ぐに経理処理に回したり出来るなど、仕事の流れがスピーディーになります。
営業がモバイルプリンターを使うメリットと、便利に使うコツと選び方を解説します。
モバイルプリンターとはどんなプリンター？
モバイルプリンターとは、一般的な据え置き型のプリンターとは異なり、モバイル、つまり持ち運びができるタイプのプリンターです。
まずはモバイルプリンターの特徴について、具体的に見ていきましょう。
超小型で持ち運びが可能
通常のプリンターは、設置された場所で固定して利用する事が一般的ですが、使う場所を固定化しないのが「モバイルプリンター」です。
簡単に移動出来る前提になるのは、コンパクトで軽量な筐体サイズです。
鞄に入れて持ち運びが出来るメリット以外にも、通常はデスクの引き出しに収納しておいて、印刷が必要な時だけ取り出して利用する使い方も可能です。
サイズ感だけでなく、収納しやすい形デザインや、動かしてもインク漏れ・稼働不良などの不具合が起きにくい設計になっています。
モバイルプリンターは、そのサイズを活かして、営業マンの外出先でのツールとして使われる他、イベントブースや工場などで、利用場所を限定されない使い方がされています。
収納を含めて社内や社外を選ばず、屋外まで利用場所が広がる、モバイルプリンターの機動性の高さは、その筐体サイズによってもたらされます。
小さくて持ち運びが便利なことは、簡単に持ち去られるリスクもあるという事です。盗難防止ワイヤーで固定出来るホールが備わっている機種も多く、人が多く出入りする場所では、それを利用する方が賢明です。
コンパクトさが故に、外出先での置き忘れに注意も必要ですね。
バッテリー内蔵でコンセントなしでも使える
どんなプリンターでも、印刷するのには電源が必要です。
モバイルプリンターには、外出時にコンセントが無い場所でも利用出来る、バッテリーが内蔵されているタイプと、コンセントを必要とするタイプがあります。
社内の別の商談席などでの利用にコンセントには困りませんが、イベントブースや工場内で利用するのには、バッテリー駆動タイプが便利です。
営業マンの、外出先のツールとして利用するモバイルプリンターは、利用場所の環境が一定では無いため、バッテリーを内蔵したタイプが主に利用されています。
プリント形式はインクジェット式と感熱式
では持ち運び可能なモバイルプリンターはどのようなプリント形式なのでしょうか。
一般的に利用されるプリント形式は、「インクジェット方式」か「レーザー方式」が多いのですが、レーザー方式は熱処理が必要なため大きな電力を必要として、筐体サイズも大きくなってしまう事から、モバイルプリンターには使われていません。
主に営業マンが仕事で利用するモバイルプリンターは、インクジェット方式か感熱式です。
インクジェット方式のモバイルプリンター
インクジェット方式は、数多く普及しているインクジェットプリンターのサイズを、持ち運べるサイズにしたもので、インクの入ったカートリッジが用紙上を移動して、インクを適切に吹き付ける事により印刷を行います。
印刷フォーマットが限定されず、一般的な用紙が利用出来る事がメリットですが、比較的サイズが大きくなるのと、インクの容量が小さいため、補充する手間と準備しておく手間が主なデメリットです。
感熱式のモバイルプリンター
感熱式はインクを使用せずに、専用の用紙に微量の熱を加えることで印刷を行っています。
より持ち運びがし易く、トラブル頻度が少ない耐久性に優れています。
決められたフォーマットに印刷する、宅配便などの現場などで多く利用されています。
印刷用紙が限定されているなど印刷の自由度無い事や、見栄えが良くない（インクジェットプリンターと比較して）事が主なデメリットです。
無線接続にも対応
モバイルプリンターに接続するためには、Wi-FiやBluetoothを使った無線接続が基本となります。
そのためパソコンと接続するためのケーブルは不要で、スマホと接続することも可能です。
色々な用紙サイズに対応
モバイルプリンターは本体サイズが非常にコンパクトですから、大判サイズの用紙は使えない場合がほとんどです。
とは言ってもビジネスで利用される用紙サイズは「A4」サイズが基本となり、ビジネス用途のモバイルプリンターはこのA4サイズに対応しています。
そのためモバイルプリンターの用紙サイズの上限はA4といってもよく、それ以下のA5やA6サイズにも対応しています。
そのため、実際に営業としてモバイルプリンターを利用する際には、どの用紙サイズを主に使うのかを考えてから機種を選択してください。
モバイルプリンターが営業で活躍するシーン
では実際にモバイルプリンターを営業が使う場合、どのようなシーンで活躍するのかを見ていきましょう。
営業先で見積もりなどをその場でプリント
営業職にとってモバイルプリンターは非常に便利に活用できるはずです。
例えば訪問先での書類のプリントです。
もちろん事前にオフィスでプリントしても良いのですが、業種によっては訪問先で微調整をした内容をプリントしなければならない場合もあるでしょう。
例えば見積書や契約書を打ち合わせしながら作成したり、内容をその場で変更しなければならない場合、その場で印刷できなければ一旦持ち帰ってあらためて訪問しなければならなくなります。
そんな時にモバイルプリンターを活用できれば、その場ですぐにプリントして提出可能となります。
あるいはパンフレットやカタログなどのアイテム数が多すぎて全てを持ち歩けない場合、必要なものだけを相手に合わせてその場でプリントできれば効率良く営業活動を進めることができます。
カフェで仕事をする際にもプリントできる
近頃ではリモートワークが一般的になり、特に営業職は自分のオフィスに出社する機会が減ってきています。
しかしプリントするためだけに会社に顔を出さなければいけない場合もあり、そうなると営業効率も落ちてしまうことでしょう。
リモートワークを活用すればカフェで事務仕事をする機会も増えてきますが、そのような時にモバイルプリンターを携行していれば、いちいちオフィスに行く必要がなくなり、リモートワークでデスクワークが完結するようになります。
カフェで書類を作成し、プリントしたものをそのままお客様のところに持っていけるようになれば、無駄な時間が節約でき売り上げもアップするはずです。
営業窓口で即プリント
店舗型の営業の場合受付や窓口カウンターなどにモバイルプリンターを用意しておけば、その場ですぐ契約書などをプリントすることが可能となります。
店頭の受付や窓口は非常にスペースが限定され、大型のプリンターなどが設置できない場合もありますので、モバイルプリンターであればちょっとした空きスペースが活用できます。
もちろん受付や窓口に限らず狭小スペースのバックヤードなどでもモバイルプリンターが活躍しますので、スペース的にこれまでプリンターを設置できなかった場所は、モバイルプリンターの導入を検討してみても良いでしょう。
会議中にすぐにプリントしたい時も
営業会議などを行っている時に、その場でプロジェクターで共有していた画面をすぐにプリントしたいというシーンもあるはずです。
普段は会議室にプリンターがなかったとしても、モバイルプリンターを用意しておけば必要な会議にプリンターを持ち込むことができるようになります。
賢いフォトプリンターの選び方
モバイルプリンターはやや特殊なプリンターですから、プリンター選びの際には事前にしっかりと使い方を検討し、それにあった機種を購入するべきです。
ではそんな時、どんな点をチェックすれば良いのでしょうか
インクや用紙などのコスパをチェックする
通常のプリンターで印刷する場合と比較すれば、多くの場合モバイルプリンターでの印刷コスパは良くありません。
そのため、大量印刷する前提での利用には全く向いていません。
感熱式では専用の用紙を利用するため、用紙代だけを比較すれば、通常の用紙よりもコスパは悪くなると考えがちですが、高額になるインクを利用しなくても印刷出来るの事と、利便性を金額換算して考慮すれば、コスパは決して悪くありません。
インクジェット方式では、モバイルプリンターでは、サイズのためインクカートリッジが小さく、通常のインクジェットプリンターと比較すれば、コスパは必然的に悪くなります。
ただ、こちらも感熱式と同様に、利便性と得られるメリットを勘案した上で、コスパを検討する必要が有ります。
カラープリントがメインならフォトプリンターも
出先においてスマホで撮影した写真を、その場で写真プリントして渡す事が出来るのが、フォトプリンターです。
一般的なビジネスシーンで用いられる事は少ないですが、用途によっては非常に重宝します。
印刷方式は大まかに、昇華型熱転写方式とZINK方式があります。
昇華型熱転写方式の方が、美しい写真の仕上がりが期待出来ますが、印刷コストは専用インクと専用用紙のセット販売品が必要になり、比較的高くなります。
使い方に合わせたスペックのものを選ぶ
モバイルプリンターは用紙サイズやカラー・モノクロなど、小さな本体サイズに性能を詰め込むためスペックが機種によって大きく異なる場合があります。
そのため営業のために使うモバイルプリンターが、どのようなスペックが必要なのかは事前にしっかりチェックしておきましょう。
まとめ
モバイルプリンターは持ち運びができる便利なポータブルプリンターです。
営業の際に訪問先でプリントしたり、リモートワークでも印刷ができるというのがそのメリットとなります。
オフィスないのプリンターにプラスして、営業職が持ち運ぶことでさらなる効率改善も可能となりますので、もしそのような使い方に興味をお持ちになったなら、営業職でのモバイルプリンター導入を検討してみても良いでしょう。
モバイルプリンターについては、「モバイルプリンターって何？便利な使い方を紹介」「ポータブルプリンターとは」も、併せてご覧下さい。
