複合機でFAX送信するときの「0発信」とは?どんな時に必要?

オフィスにある複合機はコピーだけでなく、FAX機能も担っています。
ともすれば忘れがちですが、複合機にも電話線は繋がっています。
ビジネスフォンが導入されていれば、交換機から見れば複合機も数ある電話の中にある1つです。
そのため思わぬミスが起こることもあり、注意が必要です。

0発信とは?

ビジネスフォンと通常の電話の一番の違いは、内線機能です。
電話回線を利用しないで社内通話をしたり、通話中の電話を社内の別の場所に渡したりする機能ですね。
ビジネスフォンでは、受話器を上げた時に内線がデフォルトになっています。
通常の電話で受話器を上げて110をダイヤルすれば警察に繋がりますが、ビジネスフォンで同じダイヤルすると、内線110に繋がります。

ビジネスフォンの機種というと思い浮かぶのは、ボタンが沢山ついているタイプだと思います。でも、明らかにビジネスフォンが並ぶ企業の中で、明らかにそれとは違うお洒落系のデザインの電話が付いているのを見たことありませんか?よくあるのは、受付やショールームですね。

「外線ボタンが付いていないから、内線専用でしょ?」と考えるのは早計です。
発信規制を掛けていなければ、0をダイヤルすることで外線発信が可能になっています。

昔あった企業内交換機は、主装置と呼ばれるコンパクトなモノに変わりました。その頃からあった内線から外線発信への切替と、考え方は基本的に変わっていません。

受話器を上げると内線発信状態になっていて、0発信で「ツー」という外線発信音に切り替わります。企業だけで無く、ビジネスホテル等の部屋にある電話での外線発信は、0ダイヤルの経験ある方も多いでしょう。

主装置(交換機)外線切替は初期設定で0になっています。別の番号に変更も可能ですが、変える必要やメリットも無いので、そのまま使う事が大半です。

複合機FAXで0発信が必要な場合

大型の複合機でも交換機経由ではなく、電話回線と直接繋いでいる場合は家庭用のFAXと同じです。通常のダイヤルで当然OKであり0発信も必要ありません。
ただ電話と比較すれば、使用頻度の低いFAXで一回線を占有する事は、コスト面で決して合理的とは言えません。多くの場合はFAXも交換機の中に組み込み、保有する回線をフルに活用します。

この場合、複合機FAXも0発信が必要になりますが、「自動外線捕捉機能」設定をすることで、0発信を意識せずに通常のダイヤルで外線発信が可能になります。

使いやすさから考えれば、複合FAXは全部そのようになっていても問題無い気もします。しかし、必ずしもそうではありません。企業によっては内線FAXを使うからです。

たとえば大きな敷地の工場内や、ビル内の1Fと20Fなどの場合を考えてみてください。内線が組み込まれた企業内で離れた場所に書類を運ぶよりも、FAXのやりとりの方が手間も掛からず、外線を使わないのでコストもさほど掛かりません。もちろん、その場合も外線を使用してFAXは出来ますが、本来なら不要の通信コストが発生します。
そんなシチュエーションに置かれている複合機FAXは、外線FAXをする場合は0発信をすることになります。頻度の多い送信先は、番号の頭に0を加えて登録しておけば問題ありません。

ビジネス利用の場合0発信をしない場合はどうなる?

上記の様な自動的に「0発信」させる設定がされていないFAXの場合、メモリーに入っていない新しい連絡先や、外部の人間が借りて送信する場合・不慣れな新人さんなどには注意が必要です。

たとえば
03-1234-5678に当該FAXで発信をした場合、頭の0で外線に切り替わり
3123-45678に発信をしたことになってしまいます。

一昔前は、頭の3123-4567に発信をして、最後の8は無視する事が起こっていました。偶然市内通話扱いになる同様の番号があれば、全く別の先にFAXをしてしまうトラブルがありました。内容によっては大問題ですね。

現在は発信を受けた電話会社の方で、必要な前の部分だけではなく全部の数字を把握し、繋がらない様になっています。そのため誤発信にはなりませんが、いつまで経ってもFAXが正しく送信されることは、残念ながらありません。

FAXの設定によっては、うっかり0を頭に付けないでFAXを送信した場合、トラブルになる事があります。
充分にご注意ください。

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名古屋在住のIT・通信・格安SIMライターです。 プリンターはDOS時代のドットプリンターから使い始めて 初期のインクジェット、モノクロレーザープリンター カラーレーザープリンターを使ってきて モノクロ複合機を経てカラーデジタル複合機リースに到達。 業務用テキスタイル熱転写プリンター 業務用テキスタイルインクジェットプリンター見学に 国内・海外工場に何度も足を運ぶマニアで 日夜情報収集に励んでいます。