ペーパーレス化が進んでいるとは言え、まだまだ紙の書類が必要なオフィスは多いはずです。
印刷には欠かせないプリンターですが、実はカウンター料金を0円にし、コスト削減できる方法があることはご存知でしたか？
今回はレンタルプリンターサービス「プリント革命」なら、カウンター料金を0円にできる理由をご紹介します。
印刷で必要なカウンター料金とは？
印刷に必要なカウンター料金とは1枚印刷するごとにかかる料金で、主にリース契約をしている場合に発生します。
カウンター料金を支払う事で得られるメリット
プリンターは精密機械でありながら、ITスキルや取り扱いに長けている方だけで無く、多くの不特定多数の人間が毎日のように利用する特殊なツールです。
使用する期間中に、トラブル無く正常に稼働をし続ける事は、現実的に不可能な特性が有ります。
そのため、普段からメンテナンスすることが欠かせません。
メンテナンスはプロに依頼することになりますし、トラブルが発生した時には設置場所まで出張してもらう為の多額の費用が都度ごとに掛かり、部品交換が必要であれば高額な部品代と修理代が維持費の計上が必要になります。
これらの手間を、全てパッケージングして提供されているのが「カウンター料金保守サービス契約」です。
プリンターの利用には、トナーやインク等の消耗品が欠かせません。
消耗品が欠けてもプリンターの稼働は困難になりますから、トラブルと同様に「カウンター料金保守サービス契約」を結んでいれば、消耗品の一切もフォローが受けられます。
消耗品の減り具合は、インターネットを通じて情報が共有されていて、枯渇する前に消耗品の補充が行われます。個別の料金請求は、カウンター料金を支払っていれば他には一切掛かりません。
カウンター料金は一律ではありません
カウンター料金は、同じ機種のリースでも契約ごとに金額は変わります。
同程度のスペックを持った機種であっても、メーカーが異なればカウンター料金は変わってきます。
印刷枚数の多い少ない、リース料率との絡み、過去を含めた付き合いによっても変わってきます。導入契約時に締結したカウンター料金は、リース期間中（概ね5年・6年というケースが多くなります）の変更は一切出来ません。
業務内容が導入当初とは大きく変わって、印刷枚数が飛躍的に増加した場合でも、一旦決めたカウンター料金の内容は変更する事が出来ません。
具体的なカウンター料金は、基本的に公表されていません。
営業ツールとして使っているので、公表する側にデメリットは有っても、メリットは無いからです。
相場としては、概ねモノクロ1枚2円・カラー1枚20円程度になっています。
新たな優良顧客（コンスタントに大量印刷をする）になると販売側が判断すれば、ライバルを蹴散らすための価格として、モノクロ1枚1円・カラー1枚10円程度を提案するケースもありますし、導入するのに当たってライバルの存在が無く、足下を見られた場合は、メーカーにも依りますがモノクロ1枚10円・カラー1枚100円程度の提案が出てくるケースも有ります。
限られた情報量の中で集めた内容を下に、交渉力を行使して契約に望まなければ、その後の経費が大幅に変わってくるリスクが有り、煩わしさはついてまわります。
リース代とカウンター料金の合計が支払い費用です
リース期間中は毎月決められたリース料を支払うことが、ユーザーの義務になります。
これに加えて、使った枚数に応じて支払うカウンター料金があります。
たとえば、200万円のコピー機を契約期間6年・リース料率1.7%で契約して、カウンター料金保守サービス契約を、カラー1枚20円・モノクロ1枚2円でしている場合の、具体的な金額を算出してみましょう。
月平均でカラー1,500枚・モノクロ1,500枚を印刷した場合のカウンター料金は、
毎月の支払い額 カラー1,500枚×20円＋モノクロ1,500枚×2円＝33,000円
6年間の支払総額は、33,000円×12ヵ月×6年間＝237万6千円になります。
リース料は6年間で244万8千円になり、カウンター料金237万6千円を加えれば、482万4千円になります。
1枚当たりのカウンター料金は数円から数十円の設定のため、気にしない方も多いのですが、トータル費用を計算すれば上記の様になります。
リース契約・カウンター料金保守サービス契約を締結した時点で、概ねこの金額の支払いに同意した事を意味します。
リース解約しても、支払いは免除されません
実際に利用し始めて、思ったよりも金額が掛かる事を後悔しても、リース期間中（概ね5年から6年）は支払い義務が発生します。
リース契約時に交わした契約書に、解約時の条件が記載されています。
多くの場合、月々のリース代金×支払い残の月数を一括で支払う必要がありますが、別途違約金が明記されている場合もあります。
たとえば、前述の200万円のコピー機を契約期間6年・リース料率1.7%で契約を3年で解約した場合のリース支払い残を計算すれば、34,000円×12ヵ月×3年間＝122万4千円の支払いが発生します。
プリント革命の場合はカウンター料金が0円！
ではプリント革命はどうなのでしょうか。プリント革命なら、全部解決出来ます。
カウンター料金が不要
プリント革命のレンタルプリンターサービスでは、カウンター料金を設けていません。
機種プランごとに、ライトプラン（月に3,000枚まで）・プリント放題プラン（月に1万枚まで）のレンタル料が設定されていて、その費用の中に消耗品（インク・トナー代）の料金やサポート費用も含まれていて、他の料金費用（初期費用や運送料等）も一切掛かりません。
支払いは、月額レンタル料のみになります。
利用期間を気にしなくても良い
リースしたプリンターの支払いは、5年から6年の期間に渡って支払いが確定するのに対して、プリント革命のレンタルプリンターサービスでは、最低利用期間が申込み月を含まない1ヵ月になっています。（3ヵ月未満の場合は3ヵ月分のレンタル用が掛かります）
仕事の内容は増減などによって、必要な時期だけ導入することも可能です。
不要になれば、プリンターを返却することで契約を解消する事が出来ます。
交渉の必要が無い
過去の利用状況や、お付き合いに関わらず、どなた様も規定の同一料金でサービスが提供されるため、煩わしい交渉をする事無く、安価なレンタル料だけで、自由に印刷する環境が手に入ります。
リースには付いて回る信用審査も、レンタルプリンターサービスにはありません。
初期投資が嵩む新規開業時にも、気軽に利用する事が出来ます。
プリント革命なら月間どれぐらい削減できる？カウンター料金と比較
では具体的に、リース契約からプリント革命に変更した場合、月額料金はどれくらい削減できるのか見ていきましょう。
今回はモノクロ印刷を月に5,000枚印刷したと仮定して計算します。リース契約料と印刷コストはそれぞれ相場料金で計算しました。
リース契約の場合
- リース契約料・・・11,000円
- モノクロ印刷5,000枚にかかる料金・・・モノクロのカウンター料金10円x5,000枚＝50,000円
合計61,000円
プリント革命の場合
- プリント放題の月額料金・・・8,000～30,000円
合計8,000～30,000円
このように、リース契約より31,000～53,000円のコスト削減に成功することがわかります。月3～5万円の印刷コスト削減は、オフィスにとってかなり大きいのではないでしょうか。
プリント革命に変えたい！でもリース契約を解約できないときは？
リース契約のリース契約料金はプリンター本体を購入し、購入費用を分割で支払っていると同じ意味合いになります。
そのため、契約期間が決まっており、期間内に解約すると違約金や解約手数料がかかるケースが多いのです。
では一度リース契約をしてしまうと、カウンター料金が0円で印刷コストが下げられるプリント革命に切り替えることができないのでしょうか？
実は「裏技」的な方法があるので、ここでみなさんにご紹介します。リース契約の場合、印刷さえしなければカウンター料金はかかりません。
そこで、リース契約を解約せず、印刷はしないでリース契約料金だけを支払い、新しくプリント革命でプリンターを契約し、そのプリンターのみで印刷をすればコストを削減できるのです。
カウンター料金よりプリント革命の月額料金のほうが安く済む場合が多いので、「リース契約だと印刷コストが高いかも」と感じている人は、一度併用する方法を検討してみてください。
まとめ
カウンター料金は印刷1枚につき発生する料金なので、印刷すればするほど印刷コストは高くなります。
カウンター料金は基本的にリース契約で必要になるもので、プリント革命でプリンターをレンタルすれば0円です。
リース契約は途中で解約すると違約金などが必要なため、契約満了のタイミングでなければ、プリント革命との併用を検討してみてはいかがでしょうか。
印刷コストを削減し、今以上にオフィス全体の利益を上げていきましょう。
