印刷枚数に応じて、印刷コストは当然上がります。
印刷コストの削減を考えた場合、無駄な印刷・プリントの失敗の撲滅が最初の課題です。
企業の規模にもよりますが、1枚当たりの単価は数円でも、年間で計算すれば数万円から数十万円単位で変わる事は珍しくありません。
認識の変化だけで大きな利益に寄与するなら、すぐにでもやる価値ありますよね。
次の一手としては、「印刷枚数そのものを減らす」という考え方です。
すぐにでも出来るコスト削減を、是非お試しください。
印刷枚数を減らす
複合機コピー機をリース契約しているなら、カウンター料金という保守契約をしているケースが大半です。リース料金とは別に設定されている、枚数に応じて支払う料金です。
カラーとモノクロ、それぞれに料金設定がありますが、印刷紙サイズには設定はありません。
両面印刷を使う
1枚いくらのカウンター料金ですから、両面印刷してもカウンター料金の節約にはなりません。しかし両面印刷をすることで、紙の使用量を半分にすることが出来ます。
印刷時の設定だけで、即実行可能です。
むしろ資料が半分になって、持ち運びや管理が楽になった！の声が多数です。
両面印刷のデメリット
両面印刷には、メリットだけで無くデメリットもあります。
取引先に提出する書類としては、そのまま利用する事が基本的には出来ません。
情報漏洩の危険もはらんでいる事を、認識する必要が有ります。
印刷した用紙を再度印刷する事は、通常の用紙印刷とは異なり、紙詰まりなどのトラブルが発生する原因にもなります。
両面印刷についての詳細は、「その印刷コスト削減は間違い！裏紙印刷はどうなの？」も、併せてご覧下さい。
複数のページを集約する
1枚の用紙に複数ページを集約して印刷する手法です。
集約印刷機能とも呼ばれています。
複合機コピー機のメーカーによって呼び方は変わりますが、「縮小」や「割り付け」等の名称で設定出来ます。
記述される中身によっては、小さくなりすぎて読めなくなり不可！の場合もありますが、少なくとも2枚を1枚にする（A4サイズがA5サイズになるということ）事は、多くの書類で問題ありません。
2枚の原稿を1枚の用紙に印刷を「2 in 1」と言います。
縦長の原稿なら横に2枚並べるかたちで集約、横長の原稿なら縦に並べて1枚に集約します。
比較的簡単に行えるのはこの「2 in 1」で、4枚の原稿を1枚にまとめる「4 in 1」や、8枚の原稿を1枚にまとめる「8 in 1」は、原稿の並べ方や文字や資料が読めるか？など、細かい心遣いが無くては成り立ちません。
この集約機能自体を知らないユーザーも多く、積極的に利用する事で、コスト削減に繋がる印刷枚数を減らすことが可能になります。
メーカーごとに手順は多少異なるので、詳細は「プリンター・複合機の集約印刷機能とは｜印刷コストは減るがデメリットも？」も、是非併せてご覧下さい。
用紙の節約だけで無く、印刷枚数そのものが減らせるので、カウンター料金も削減出来ます。
A3用紙を活用する
小さな文字になるのは困る！という声が多いなら、A4のサイズはそのままで、上記の集約手法を使ってA3用紙に2ページ分を印刷する手法があります。
カウンター料金は用紙サイズに左右されないので、A3でもA5でも同じ料金です。（当然A4も）両面印刷にすれば、A3用紙1枚・カウンター料金2枚分で、表裏合わせて4ページ分が印刷可能になります。
カウンター料金の設定は、用紙サイズは一切関係が無く、小さいサイズでも大きいサイズでも同様に掛かるので、用紙サイズを大きくして複数の原稿を印刷すれば、カウンター料金を節約する事が可能になります。
カラー印刷を控える
カウンター料金の設定にもよりますが、カラー印刷の料金はモノクロと比較して通常5倍～10倍になっています。必要無い書類までカラーで印刷していませんか？
テレビで登場するフリップと呼ばれるパネル、図やグラフなどが印刷された大型のカードタイプの裏側は、表と違い必ずモノクロです。
社内での書類は基本モノクロ・対外的にはカラーと明確にするだけで、大幅にカウンター料金は削減出来ます。
印刷前にプレビュー確認の徹底
印刷された内容に間違いが有ったり、それ以前に全く異なる原稿を印刷したりすれば、完全に無駄な印刷になってしまいます。
用紙サイズの設定ミスなども含めて、印刷指示を出す前にはプレビュー確認を徹底する事で、無駄な印刷枚数になるミスプリントを撲滅しましょう。
ルール化することで、印刷枚数を減らすことが出来ます。
本当にその印刷は必要ですか？
特に、大勢のスタッフに同様の資料を印刷する場合に考えたいのは、本当にその印刷が必要か？であり、各自にメール添付を行う・目に付くところに張り出して告知など、別の方法でも伝達が可能ではないか？一人一人が印刷ボタンを押す前に、再度考える事が出来れば、印刷枚数は削減出来ます。
更に合理的に印刷を削減する手段としては、ペーパーレス化があります。
データ化してペーパーレスを推進する
紙の削減はコスト削減効果だけでなく、環境問題に取り組むイメージに繋がり、保管場所が少なくなることは、有効活用出来るスペースの確保に加え家賃経費の圧縮にも寄与します。
とは言っても、いきなりペーパーレスは実現出来ません。
出来る事から進める事で、同時に効率を上げる事が大切です。
印刷コストの削減は、「データを共有化する」する事で多くが実現します。
前述の場合では、印刷して配っていた書類をPDF化して、ファイルサーバー等の共用スペースに保管します。
必要な社員がアクセス閲覧することで、情報共有が可能になります。
印刷経費だけで無く、配布する人員や手間を一気に削減出来るだけで無く、情報に修正が入った場合もコストフリーで即、反映出来るなど多くのメリットがあります。
ペーパーレス化のメリットを最大限に活かすためには、やる人とやらない人が出てくる状態が、大きな弊害になるだけでなく、業務効率がむしろ悪化して、ペーパーレス化自体が空中分解する企業が後を絶ちません。
有る程度最初から、簡単には受け入れられない前提で、ペーパーレス化には対策を立てながら臨んでいく姿勢が必要になります。
「ペーパーレス化を受け入れられない人の特徴」も、是非併せてご覧下さい。
インターネットFAXを活用する
オフィスで行うペーパーレス化の手始めに、FAXをペーパーレス化するのは初めの一歩として最適な手段です。
複合機コピー機に、ネットワークファックス機能が付いているなら、積極的に活用しましょう！
来たFAXが自動的にプリントアウトされている環境ならば、データ保管に設定変更することで、カウンター料金も紙代も削減出来ます。データは任意の場所に保管したり、メール送信したりすることも可能です。
内容を確認した上で必要な書類は、あらためてプリントアウト出来ます。
送信も紙印刷をすることなく、直接FAX送信が可能です。
当たり前にやっていたことを見直すだけで、大幅にコスト削減出来るだけでなく業務効率化に繋がります。
根本的な解決
使う人間で出来る事を一通り試したら、後は根本的な料金の精査です。
コピー機の契約を見直す
印刷コストの基準になるのが、カウンター料金です。
1枚当たりの単価が安くなれば、それだけコスト削減に直接繋がります。
リース契約期間中は同様にカウンター料金も設定されているため、契約期間中に内容を見直す事は、特約次項でも入れていない限り基本的には難しいと言えます。
リース期間が終了して新たにリース契約をする場合、相見積もりを取るなどして材料を揃えて、容易に前回を踏襲した契約を行うのでは無く、カウンター料金の単価交渉をするべきです。
印刷枚数が多い事業所ほど、コスト削減の大きな効果が期待出来ます。
特に再リース時には、そのままのカウンター料金保守サービス契約を継続するケースが多くなりますが、是非安くする交渉をしてみてください。
ただ、安くしろ！だけでは業者さんも難色を示すでしょう。
実際の印刷状況を把握した上で、カラーを若干上げてモノクロを下げる等の具体的なアイディアや、紙代が込みになっているなら自社手配に切り替えるなど効果的です。
コピー機を入替える
複合機コピー機のリース期間は5年前後の設定が多く、導入して間もないなら入れ替え検討の余地はありませんが、期間が残り僅かなら検討の余地があります。
リース契約終了時に、レンタルプリンターサービスに切り換える事も、充分検討の余地があります。
コスト削減に熱心な企業から、リース契約終了を機に、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスに乗り換える事例が増えています。
印刷枚数を減らすことは別の労力が必要になり、そのことで業務効率が削がれたり悪くなったりしては、経費削減を苦労して行っても意味がありません。
必要な印刷はカラーであっても躊躇なく行える環境を、定額のレンタル料だけで済む、プリント革命のレンタルプリンターサービスなら、簡単に構築する事が可能です。
「プリンターレンタルサービス「プリント革命」のメリット」も、併せて是非ご覧下さい。
