プリンターレンタルサービスの初期費用とは？

2021年3月3日2023年5月15日

企業や事業所に設置する複合機コピー機の導入方法として、最も多いのはリース導入です。

購入ではなくリース契約を選ぶ理由として、高額な費用負担を一括でする必要が無く、初期費用もかかりません。
所有しない利用形態なので、月々のリース料は経費で落とせる上に、試算として帳簿に記載計上する必要も無い利便性も、リース契約が選ばれる大きな理由です。

しかし、実際に利用し始めると1枚の印刷出力について単価が決められている、カウンター料金の費用が重い負担になる事を痛感するケースが多く、リース契約に変わって増えているのがレンタルプリンターサービスです。

レンタルプリンターサービスと一口に言っても、その内容は多種多様で、従来のレンタルプリンターサービスのイメージ通りの、繁忙期やイベントなどでの短期利用ニーズに応えるタイプがある一方で、リース契約しているメイン機種に変わって、長期利用する前提のタイプが増加しています。

所有せずに利用する意味では、リースとレンタルは近いと言えますし、経費で費用が処理できるのも同じですが、レンタルプリンターサービスに対しての企業の考え方の差から、「初期費用」については対応が分かれています。

レンタルプリンターサービスの初期費用について、解説していきます。

一般的な初期費用とは

レンタルプリンターサービスの初期費用は、そのスタイルや考え方、仕組みシステムによって変わってきます。

大まかな違いと初期費用を見ていきましょう。

短期レンタルタイプ

短期レンタルタイプとは、繁忙期だけプリンターを増やしたいケースや、イベント会場などで限られた期間のみ利用したいニーズに対応したレンタルプリンターサービスです。

一般的なレンタルに比較的近い形態で、このタイプのレンタルプリンターサービスでは同様に初期費用は発生しないケースが大半です。

しかし、プリンターは他のレンタルとは異なり、消耗品であるインクやトナーが無くては機能が果たせません。
そのため、初期費用はかからなくても、消耗品の購入が必要になる事が多く、事実上はこれが初期費用にあたると考える必要があります。

レンタル期間中に消耗品が足らなくなった場合は、別途購入する必要も出てきます。

大型複合機コピー機タイプ

従来のリース契約で導入する事が多い、大型複合機コピー機タイプは、短期利用に特化したタイプと、リース契約ができないスタートアップ企業や事業主に対して、レンタル導入のサービスを行っているタイプに分かれます。

初期費用としは徴収しないケースが多いですが、搬入や撤去の費用がかかる事が多く、事実上の初期費用と考えても良いです。

プリンター購入タイプ

レンタルプリンターサービスの中には、本体購入費用が必要なタイプもあります。

なぜ購入なのにレンタルプリンターサービスの範疇になるのか？その理由はプリンター特有の消耗品をフォローする事にあります。

通常のプリンター購入では消耗品のトナーやインクカートリッジを、自分で手配して購入する必要があり、その都度費用が当然発生します。

しかし、このレンタルプリンターサービスでは、印刷枚数に応じて支払いが発生する、リース契約のカウンター料金に近い料金体系ですが、消耗品としての費用が別途発生しません。

このタイプのレンタルプリンターサービスの初期費用は、機種代の購入費用がかかります。

中型複合機を長期間タイプ

それまで利用していたリース契約を、レンタルプリンターサービスにスイッチする企業が増加しています。
その主力になっているのが、このタイプです。

リース契約のメリットである初期費用を、同じ様に徴収しないケースと一定の費用負担を強いるケースがあります。

初期費用の負担が無くても、印刷にはリース契約と同様のカウンター料金がかかるケースや、消耗品は別途必要になるなど、レンタル料金の中身と合わせてトータル費用で比較する事が重要です。

他社と比較して

プリンターレンタルサービスを提供している各社の料金と、プリント革命の初期費用を調査し、比較してみました。

	プリント革命	P社	E社	O社
初期費用	0円	配送料3240円～	配送料3000円～	25800円～

※当社調べ

プリンターレンタルを扱っている会社では、配送料や初期費用がかかるところがいくつか見受けられました。配送料はエリアによって変わるので、最安で3,000円程度が相場のようです。
また配送料の他に、初期費用を設定しているところもあります。複合機など大きい機種になると、設置代がかかることもあるかもしれません。

この他のプリンターレンタルサービスでは、月額料金やインク・トナー代、保守料について記載がありますが、初期費用について触れていないところも見受けられました。申し込む際に不明な点がある場合は、見積もりの際に初期費用の金額とその内訳を確認したほうがいいでしょう。

プリント革命と他社の費用について比較した、別項も是非ご覧下さい。