「レンタルプリンターサービス」と聞くと、「短期間の必要な時だけプリンターが借りられるサービス」と、捉えている方が多いです。
イベント会場などの期間限定催事で、高性能なプリンターが必要だけど、会社から持ち込むのは大変だし、配送や引き取りまでしてくれる、レンタルプリンターサービスは便利です。
繁忙期や決算期に印刷物を大量に出力する必要がある現場では、印刷を分散して出力できる助っ人として、レンタルプリンターサービスが活躍しています。
従来からのイメージ通りの、レンタルプリンターサービスが提供されているのも確かですが、従来からのイメージを大きく覆す「サブスクタイプ」のレンタルプリンターサービスを導入する企業が増えています。
サブスクタイプのレンタルプリンターサービスは、リース契約導入と同様に初期費用が掛からずに導入する事ができて、リース契約では多くの場合同時契約して支払いが発生する「カウンター料金」が無く、印刷枚数に左右されない固定の月額レンタル料だけで利用する事ができるものです。
従来のリース契約で導入している大型複合機コピー機を、契約満了後にレンタルプリンターサービスに完全にスイッチする企業や、リース期間中の大型複合機コピー機を残しながら、レンタルプリンターサービスを加える企業が多くなっているのは、印刷経費を大幅に下げる事が可能だからです。
スタッフに我慢を強いながら経費を節約するのでは無く、必要な印刷は躊躇なく行って業務効率を向上させながら、経費を大幅に削減できるレンタルプリンターサービスを知らないで、従来型のリース契約導入のプリンターを使用し続けるのは、損をしているかもしれません。
サブスクタイプの「レンタルプリンターサービス」について、まとめて解説します。
レンタルプリンターサービスとは？
レンタルプリンターとは、文字通りプリンターを借りるレンタルサービスです。
レンルして利用する物は各種ありますが、プリンターが特殊なのは本体だけでは、本来の機能である印刷をする事ができない特性があるということです。
レンタルプリンターはサービスを提供する企業によって、大きく内容は異なっていますが、従来のリース契約に変わるレンタルプリンターサービスとしては、「プリント革命」に代表される、初期費用が掛からず、消耗品代が掛からない、レンタル料金だけで印刷ができるサービスが最適です。
これを解りやすく説明すると、印刷の「サブスクリプション」と言えます。
「プリント革命」では、より安価に利用できる「ライトプラン」では月に3,000枚まで、月に10,000枚まで利用できる「ベーシックプラン」の2つが用意されていて、規定枚数内ならカラー・モノクロを問わず、自由に印刷し放題の環境が僅かなレンタル料だけで手に入ります。
たとえば、小型サイズで両面印刷可能・コピー機能搭載・スキャン機能搭載の複合機「BIJ-C12」ライトプランなら、月々8,800円のレンタル料だけで月に3,000枚まで自由に印刷ができます。
別途の費用は掛かりませんから、カラー印刷を3,000枚行えば、消耗品のインクカートリッジ代だけで簡単に元がとれそうですね。
追加のインクカートリッジは、専用ページから簡単に追加が可能で、トラブル時にはサポートが受けられ、機器自体の故障時にはプリンターの交換が受けられるなど、リース契約と変わらない「使うだけ」の環境が安価に実現します。
レンタルプリンターのメリット詳細をまとめた、以下もご覧下さい。
プリンター・コピー機の導入方法を比較検討すると？
プリンターやコピー機の導入を考える場合、その選択肢は「購入」「リース」「レンタル」の3つがあります。
利用の仕方にも依りますが、殆ど印刷する機会が無い馬合なら、「購入」が最もトータルの費用が掛からない利用方法だと言えます。
しかし、仕事で利用する場合コンスタントに印刷する機会が多いので、事業所への導入方法として「購入」が選択される機会は少なく、特に大型複合機コピー機を導入する場合は「リース」が選択される事が圧倒的に多くなっています。
事業所にリース導入が多い理由
日本全国の事業所やオフィスに定番的に導入されている事務機器と言えば、大型複合機コピー機です。
高額な機械である事は間違いありませんが、これほど多く納入されているのは、リース契約で導入がされているからです。
リース契約なら初期費用が掛からず、毎月の月額リース料も全額経費で落とすことができて、資産計上して減価償却を行う必要も無く、利益が出ていれば合理的な節税方法だとも言えるのが主な理由です。
リース導入する場合には、カウンター料金保守サービス契約を併せて締結するケースが多く、メンテナンスから消耗品の補充まで外部に丸投げ出来る利用方法は合理的です。
そのため、毎月の支払費用は月額リース料＋カウンター料金になります。
カウンター料金はカラー・モノクロ別で単価が設定されていて、印刷する都度に加算されて、毎月清算する利用システムです。
カウンター料金の単価は、利用するメーカーや付き合いや印刷する枚数によっても変わり、一定の基準もありません。
一般的な相場としては、モノクロ1枚2円・カラー1枚20円程度になっています。
カウンター料金についての詳細は、以下も併せてご覧下さい。
レンタル導入が増えている理由
プリンター・コピー機の導入方法で、従来のリース導入するのではなく、レンタル導入する企業が続々と増加中です。
その理由は、リース契約よりも実際に掛かる経費が、レンタルにスイッチする事で大幅に削減できるからです。
リース契約と同様に、レンタルでも初期費用は掛からず、リース契約にあるカウンター料金の設定が「プリント革命」のレンタルプリンターサービスではありません。
「購入」「リース」「レンタル」で、導入費用からランニングコストまで具体的に比較すると、レンタルプリンターサービスの優位性が圧倒的です。
法人利用ならレンタルプリンターサービスが最適
一般的に経費を下げるためには、何らかの我慢が強いられる事が圧倒的に多く、経費が結果的に下がったとしても、業務効率が落ちてスタッフの士気が下がり、売上が減少しては本末転倒です。
特に印刷経費を下げる手段としては、最も用いられるのが印刷枚数の制限や、カラー印刷の制限、縮小して1枚の用紙に複数枚の印刷など、ストレスが溜まり手間も掛かる事が避けられません。
レンタルプリンターサービスなら経費削減と業務効率向上の両立が可能
先述のランニングコストの比較でも明らかですが、レンタルプリンターサービスを利用する事で、経費は大幅に削減する事ができます。
その上で、必要なカラー印刷を含めて躊躇無く、スタッフは業務に必要な印刷が可能になり、業務効率の向上が期待出来ます。
カウンター料金のような、印刷枚数で経費が上下する事もレンタルプリンターサービスには無く固定経費になるため、経費処理も楽になります。
リース契約期間満了後に、レンタルプリンターサービスにスイッチする企業が増加しているのも頷けますよね。
リースからレンタルプリンターサービスへの乗り換えについては、以下も併せてご覧下さい。
法人のレンタルプリンターサービス利用のメリットだけでなく、デメリットについても記述した、以下もご覧下さい。
リース期間中ならレンタルプリンターサービスを加えて経費削減
リース契約中は解約する事はできませんが、レンタルプリンターサービスを加える事はできます。
新たにレンタル料が増えるので、「これ以上の経費増加は困る！」とお考えなら、それは杞憂です。
たとえば、カラー印刷のカウンター料金単価20円で、月額リース料20,000円で毎月3,000枚のカラー印刷を行っている場合の印刷経費は、（カウンター料金単価）20円×（印刷枚数）3,000枚＋（リース料月額）20,000円＝80,000円になります。
「プリント革命」の「CL-B30」のライトプランを新たに導入した場合、月額レンタル料は22,000円ですから、合計は102,000円・・・にはなりませんよ！
3,000枚の印刷の大半をレンタルプリンターで行えば、リース契約のカウンター料金は加算されません。
リース契約のカウンター料金は最低基本料金が設定されていて、利用の如何に関わらず2,000円から3,000円の最低料金が掛かります。
仮に2,000円の最低料金が設定されていれば、カラー印刷を100枚までなら利用してもしなくても同じです。
「CL-B30」のライトプランは最大用紙サイズがA4なので、印刷頻度が少ないA3やB4サイズのカラー印刷を月に100枚まで印刷しても、支払料金は変わらないので有効活用できます。
そうすれば、（カウンター料金最低基本）2,000円＋（リース料月額）20,000円＋（レンタル料月額）22,000円＝44,000円 だけで同様の印刷ができます。
レンタルプリンターサービスを加える事で、印刷経費が半額近くに削減できます。
「DX化」に対応するなら大型複合機コピー機1台より中型複合機を複数台
「DX化」が推奨されて、それに伴う「ペーパーレス化」も多くの企業で導入されています。
DX化やペーパーレス化については、「「DX化」とは何？「ペーパーレス化」「IT化」「SDGs」とは何が違う？？「プリンターは不要」になるのか？まとめて解説します」も、是非併せてご覧下さい。
ペーパーレス化は日々扱う紙の書類をデジタル化する必要があり、従来通りの多人数で1台の大型複合機を利用する形態では、ルチーンワークが停滞して業務効率が悪化します。
少人数でいつでも利用ができる環境のためには、中型複合機を複数台配置する方が遙かに合理的です。
中型複合機を複数台配置すれば、従来からあった待ち時間の発生や書類混入が避けられ、導線も分かれるメリットもあります。
1台が故障しても、仕事の継続が可能というメリットもリスク対策として大きいです。
法人にリース導入ではなく、レンタルをオススメする理由を5つにまとめた、以下もご覧ください。
SOHO・個人事業主・小規模企業のリース契約大型複合機コピー機はどうなのか？
どんな職種の仕事であっても、紙に印刷する機会が全く無いというのは、かなりのレアケースです。
電子化が進んではいても、公に提出する書類・対外的に出す書類など、その機会は比較的多いのが現状ですよね。
印刷が必要になる度に、コンビニエンスに走って設置してあるマルチコピー機を利用するのも手ですが、仕事の手を止める事や雨の日雪の日もありますし、事業が軌道にのってきたら賢明な手段とは言えません。
自宅から家庭用プリンターを持ち込んでも、コンビニのマルチコピー機と比較すれば。なんだかボンヤリしている書類の出来映えだし、印刷枚数が多くなれば消耗品のインク代は大きな費用負担になります。
仕事利用のプリンター＝リース契約大型複合機コピー機ではない
そこで、事業利用としてプリンターの導入を考えますが、短絡的にリースでコピー機を入れるという考え方には賛同できません。
全ての事業所にリース契約による大型複合機コピー機の導入が、最適な仕事用のプリンター利用方法と導くのは早計です。
大型複合機コピー機のサイズ感と電気利用量
リース契約で導入するのは、一般的によく見かけるレーザー方式の大型複合機コピー機が大半です。
本体の筐体サイズが大きく、トナー補充や用紙の補充やトラブル時には、本体扉を開いて作業する必要があるため、周りに一定の空きスペースも必要であり、オフィスの中で占有するスペースは小さくありません。
また、レーザー方式の印刷方式のため、印刷時には熱が必要になり、大量の電気を消費します。
SOHOや個人事業主で、一般家庭やマンション集合住宅等で利用する場合、対応している容量を簡単に超えてしまう事も珍しくありません。
ブレーカーが落ちた時に、作業しているパソコンもシャットダウンしたら、目も当てられません。
SOHO・個人事業所にはビジネスインクジェットプリンターが最適
それに対して、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスで豊富に用意されている、「ビジネスインクジェットプリンター」なら、それらの問題が簡単に解決します。
「インクジェットプリンター？それは仕事に利用するのはどうなの？書類がボンヤリしてたら使い物にならないでしょ？」
という方、印刷方式の違いを正しく理解しているとも言えますが、現在ではその認識を変える必要があります。
インクジェット方式は熱を利用しないで印刷ができるので、大量の電気を消耗せず、筐体も小型サイズで収まるメリットがありますが、写真印刷には最適であっても、読みやすいビジネス書類に必要な文字が、滲んでボンヤリするデメリットがあります。
しかし、従来からのメリットはそのままで、オフィスに導入してビジネス書類を印刷するクオリティに耐えられる、新しいインクジェットプリンターが「ビジネスインクジェットプリンター」です。
ビジネスインクジェットプリンターは、大型複合機コピー機で印刷したクオリティに遜色の無い、スッキリとした読みやすい文字が印刷出来て、従来のインクジェットプリンターとは比較にならない、印刷速度の速さがあるため、ビジネス利用に導入する企業が増えています。
それが可能になったのは、従来の染料インクを顔料インクに変えて、解像度を変えた事などが功を奏していますが、ビジネスインクジェットプリンターの詳細については、以下も是非ご覧下さい。
リースとレンタルの詳細を比較してありますので、こちらも是非ご覧下さい。
小規模事業所には大型複合機コピー機より中型複合機
電源の問題が無い小規模事業所では、手間無く大量印刷も可能なレーザー方式のコピー機は使い勝手が良いのは間違いありませんが、大型複合機コピー機が必要かどうかは、一考の余地があります。
オススメするのは、中型複合機のレンタル利用です。
大型複合機コピー機と中型複合機の大きな違いは、筐体サイズです。
大型複合機コピー機は、筐体サイズが大きく一定のスペースが必要で、重量も有るため簡単に移動する事もできませんが。中型複合機なら大幅に筐体サイズが小さく、棚の上やデスクサイドに置く事も可能で、限りあるオフィススペースを有効に活用できます。
特に印刷する用紙サイズがA4主で、A3やB4などの用紙サイズは使わない事業所では、小型で高性能な「プリント革命」の「CL-B30」はオススメです。
カラー・モノクロ共に毎分31枚の印刷速度は、一般的な大型複合機コピー機と比較しても全く引けを取りません。
もちろん、連続利用ができるコピー機能やスキャン機能も搭載されていて、FAXの送受信も使えるので、機能的にも不足ありません。
それでいて、コスパは大幅に良くなります。
月額20,000円のリース契約で、カラーのカウンター料金が20円に設定されている場合、3,000枚のカラー印刷を行えば、印刷経費は80,000円が掛かります。
レンタルの「CL-B30」ライトプランなら、同様に利用しても印刷経費は月額レンタル料のみの22,000円で収まり、毎月58,000円の経費削減が可能になります。
中型複合機をレンタルするメリットは、以下にまとめてありますので、併せてご覧下さい。
スタートアップ企業にはリースよりレンタルが最適な手段
これから開業を考えている方や、開業間もない方には特に、リース契約で大型複合機コピー機の導入はオススメしません。
リース契約は負債
毎月一定のリース料で利用ができる事を軽く考えているなら、それは違います。
リース料は全額経費処理ができる毎月数万円程度で、百万円程度もする高性能な大型複合機コピー機が利用できるなら、お得と考えるのはリース契約を借りる事という誤解があるかもしれません。
リース料は借り賃ではなく、一言で言うなら返済です。
リース契約する大型複合機コピー機導入にまつわる全額に、リース会社の金利や経費などを加えた総額を、リース期間（概ね5年から6年程度が多い）の月数で割った金額が、月々のリース料になります。
リース契約を一旦結べば、期間中に不要になったからと言って解約する事はできません。
たとえば、リース契約総額120万円の大型複合機コピー機を5年契約で導入している場合、事業が軌道に乗らずに1年で廃業した場合、（月のリース料）20,000円×（リース残債月数）48ヵ月＝960,000円の負債が残ることになります。
これは、コピー機をリース会社に返却しても免債されません。
リース契約を開業時や間もなくで結ぶのは、いきなり大きな負債を抱えてのスタートになります。
レンタルプリンターサービスなら、リース契約とは異なり月額レンタル料は借り賃なので、不要になればいつでも返却ができる（プリント革命のレンタルプリンターサービスは最低利用期間12ヵ月）ため、返却後の費用は一切掛かりません。
どうしても大型複合機コピー機が導入したい場合でも、軌道に乗るまでレンタルプリンターサービスを利用する方が賢明で、ゆとりが一定程度できたら改めてリース契約を考えてみる方が合理的です。
リースには審査がある
リース契約はここまでお話しした様に、お金を貸す金融会社と捉えた方が適切です。
そのため、お金を貸す方としては、この顧客にお金を貸しても回収ができるのか？について、当然調査が行われます。
実績が無いスタートアップ企業は、残念ながら信用は皆無だと考えた方が良く、少なくとも数年は、コンスタントに利益をあげている実績を決算書の提出などで出せないければ、リース会社は簡単にリース契約の締結をしません。
仮にリース契約を結ぶリース会社が有ったとしても、リスクを考えれば高い金利を乗せた手数料を提示せざるを得ず、割高なリース料になるのは必然です。
プリント革命のレンタルプリンターサービスなら、審査は不要で有効なクレジットカードを持っているなら、即座に契約が可能になっています。
スタートアップ企業にこそ、レンタルプリンターサービスをオススメする理由の詳細は、以下にまとめましたので、併せてご覧下さい。
