どれだけ売上が向上しても、経費を含めた支出がそれを上回ってしまえば、企業は成り立ちません。
極めて当たり前の話で、最終的に利益を出すために全ての民間企業は日々活動しています。
経費を削減することは、利益を出す事に直結しています。
しかし、経費削減は一朝一夕に実現できる簡単な事ではなく、減らせば良いというものではないのが難しいところです。
極端な話ですが、経費削減のため電気代を減らす！というスローガンの元、真夏に冷房を使わないで仕事を強要すれば、業務効率が著しく落ちて、経費節減が実現しても売上はそれ以上に落ちる事は想像に難くありません。
理想的なのは、経費削減をしながらスタッフに我慢を強いる事無く、業務効率を向上させる事に外なりません。
しかし、これは「言うは易く行うは難し」の典型で、簡単に実現出来ない事は、多くの方が経験上ご存じの通りです。
しかし、多くの企業で頭を痛める「印刷経費削減」についての問題に限れば、簡単に解決する方法として、「プリント革命」の「レンタルプリンターサービスの導入」があります。
経費削減に積極的に取り組む企業は既に導入済みで、ホンダ・オリンパス・三菱重工・ソニーなどの日本を代表する大企業から、SOHO・個人事業主さん、学習塾やドラッグストア・調剤薬局など、日本全国の幅広い業種職種でスタッフに我慢を強いる事無く業務効率を向上させて、大幅な印刷経費削減を実現しています。
そんな「プリント革命」のレンタルプリンターサービスとは何か？について、その魅力とメリットや、それが実現できる背景についてまで、まとめて解説します。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスの特徴とは？
一般的にオフィスや事業所に導入するコピー機・プリンターの多くは、リース契約で導入されている大型複合機コピー機です。
しかし、この画一的なコピー機をリース導入方法では、経費削減を行うのは並大抵では無く、利用するスタッフに我慢を強いる事が避けられません。
多くの企業が導入して、業務効率を向上させながら大幅な経費削減に貢献している、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスの、基本的なレンタルシステムについて、まずは簡単にご説明します。
初期費用0円
仕事場に導入するコピー機・プリンターに、リース契約を多くの企業が選択する理由の一つが、導入コストが掛からない事があります。
コピー機・プリンターの導入方法には、リースの他に「購入」という手段も有りますが、高額な機器を導入するのには一気に資金を減らす事になり、複数の事業所が点在している場合は使います事も不可能なため、各事業所に配置する必要があり、大人数になれば応じた配分で複数台を導入しなくてはならず、費用負担は重くなります。
また、コピー機・プリンターは事務機器としては高額な部類ですが、毎日不特定多数の人間が利用する精密機械という側面を持ち、継続してずっと利用する事は難しく、一定の期間でトラブルが頻発する様になったら買い換える宿命にあります。
購入ではその都度に、大きな金額が出ていく事を覚悟しなくてはなりません。
リース契約はそれらの初期費用が不要で、資産計上する帳簿上のデメリットも無く、リース期間が終了したら、新たな機器を再度導入して新たなリース契約を結べばOKという合理性があります。
レンタルプリンターサービスを展開している企業は複数有りますが、初期費用が必要になるサービスも少なく無く、その場合はリース導入と比較すると大きなデメリットです。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスが、多くの企業に導入される理由の一つとして、1台の導入でも数百台の導入でも、リース契約と同様に初期費用が掛からない事が挙げられます。
カウンター代0円
初期費用0円はリース契約と同じですが、「カウンター代0円」はリース契約とは大きく異なる点で、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスを導入する事で、業務効率を上げながら印刷経費を大幅削減できる、大きなポイントです。
カウンター代とは？
リース契約でコピー機・プリンターを導入した場合、多くは同時にカウンター料金保守契約を結んでいます。
これは、毎月のリース料とは別に支払いが発生する料金で、モノクロ・カラーで単価が決められているため、それぞれの印刷枚数に応じて毎月の支払費用が変わります。
カウンター代の相場は？
カウンター料金単価は一律では無く、契約ごとに異なっています。
具体的なカウンター料金の詳細を、メーカーが公に公表しているケースは基本的に殆ど無く、利用する機種やエリア、印刷枚数や過去のお付き合いでも異なり、顧客獲得の営業ツールとしても使われるため、公表するメリットが無いからです。
大まかな相場として、モノクロ1枚2円・カラー1枚20円程度で、過去のお付き合いや同時導入台数、印刷枚数が多い職種などではモノクロ1枚1円・カラー1枚10円程度になっているケースもあります。
数円から数十円が無料でメリットがあるのか？
リース契約の時に、カウンター料金保守契約の話も同時に行われます。
大きな金額になる、機種代の値引きやオプション装着、リース会社のリース料率と毎月のリース料については大きな関心を持って接しますが、単価が数円・数十円単位のカウンター料金単価については軽く見て、提示される単価を承認するだけのケースが多くなっています。
しかし、このカウンター料金が印刷経費に与える影響は大きく、毎月のリース料を簡単に超えてきます。
たとえば、月額リース料20000円・カウンター料金のカラー単価20円で、1ヵ月に3000枚カラー印刷を行った場合、（月額リース料）20,000円＋（カウンター料金）60,000円＝80,000円になり、印刷経費に占める割合はカウンター料金がリース料金の3倍になります。
大量印刷を日常的に必要とする現場や、複数台を運用している企業での違いはもっと大きく、同条件で10,000枚を印刷した時の1ヵ月のカウンター料金だけで、20万円に到達します。
この金額が0円になるのは、大きな経費削減になりますよね。
業務効率にも大きな影響
カウンター料金の金額が目立ってくると、必然的に印刷行為に対してメスが入ります。
「何としても印刷経費を下げろ！」と檄が飛んでも、カウンター料金の単価はリース契約期間中（5年から6年程度が多い）には、単価の変更ができない契約になっていて、リース契約自体も当然解約や変更は契約期間中にはできません。
そうなると、打てる対策は自ずと限られて、基本的には印刷枚数を減らすしかありません。
必要な印刷を我慢する・1枚の用紙に複数原稿の印刷を行い、後でカットする・モノクロに印刷は限定する等が考えられます。
しかし、これらの対策は、スタッフに我慢を強いて余分な仕事作業を増やし、解りにくいモノクロ資料に限定する事で業務効率は向上するワケが無く、業務効率を低下させる要因にしかなりません。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスは、レンタル料のみでカウンター料金は無く、機種ごとにライトプランは月に3,000枚まで・ベーシックプランでは月に10,000枚まで、カラーモノクロを問わずに、自由に印刷する事ができます。
必要ならカラーを含めて躊躇無く印刷が行える事で、必然的にストレス無く業務効率は向上します。
カウンター料金についての詳細は、以下も是非併せてご覧下さい。
インク・トナー代0円
プリンターで印刷をしていくと、インクやトナーなどの消耗品を補充する必要があります。
プリンターを購入して利用する場合、この消耗品の費用負担が大きくなります。
「とりあえず、安いインクジェットプリンターを購入して導入しておけ！」というパターンでは特に顕著で、たった数回のインクカートリッジ交換の費用だけで、本体価格を超えてしまう事は珍しくありません。
リース導入したプリンターは、カウンター料金を支払う事で、消耗品代は掛かりませんが、前述の様に高いカウンター料金を印刷枚数に応じて支払う必要があります。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスでは、カウンター料金が無いのに加えて、消耗品であるインクやトナーについても料金が発生しません。
月額レンタル料だけで利用できます。
送料・保守代0円
先ほども書きましたが、プリンターは精密機械なのに、不特定多数の人間が毎日多様な使い方をする宿命にあるため、消耗品を補充するだけでは、数年に渡ってノントラブルで運用できる事はあり得ないと言えます。
購入で運用する場合には保証期間は概ね1年で、それ以降のトラブルに関しては有償修理になり、修理代や輸送料の負担が必要で、修理に出している期間はプリンターを使用する事ができません。
リース導入しているプリンターで、カウンター料金保守契約を結んでいる場合は、トラブル時にサービスマンの訪問修理が別途費用無く受けられます。
トナーなどの消耗品も送料も含めて別途費用の発生無く、補充が受けられます。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスでは、トラブル時のサポートは電話対応が中心になります。
機種を絞り込んでいるため、その機種特有の利用する中で出やすいトラブルや解決法など、ノウハウの豊富な専門スタッフが対応にあたり、その解決率は9割を誇ります。
電話でのサポートで解決しない、機種自体の故障などのトラブルでは、代替プリンターを12:00までの連絡については即日配送を行っていて、極力仕事の継続を止めません。
代替プリンターの配送や契約当初のプリンター発送、インクやトナーなど消耗品の発送についてまで、全ての発送は別途費用が掛からず、レンタル料だけでOKです。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスは「いいとこ取り」
多くの企業が通常リース契約をする理由には、初期費用無料だけでなく、消耗品の手配や保守などの手間の掛かるコピー機・プリンターの面倒な部分を、カウンター料金保守契約を結ぶことにより、全て外部に丸投げして「利用するだけ」の環境を実現している事にあります。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスでは、初期費用無料や消耗品に別途費用が掛からないなどの、リース契約導入の良い点については近いサービスを提供しながら、大きな費用負担になるカウンター料金が掛からず、定額のレンタル料だけで「利用するだけ」の環境を実現している事に、大きなメリットがあると言えます。
業務効率の向上をして利便性をより快適にしながら、印刷経費を大きく下げる事を可能にするのは、これらのサービスの特徴によって実現しています。
プリント革命のレンタルプリンターサービスについての詳細やメリットは、以下も是非併せてご覧下さい。
具体的な経費削減できる金額・方法と業務効率向上は？
「プリント革命」のメリットを解説してきましたが、最も気になるのは、本当に印刷経費が削減できるのか？どれくらいの費用が削減できるのか？ですよね。
具体的な金額をリース契約と比較しながら、シミュレーションしてみましょう。
必要な能力と費用の関係
コピー機・プリンターは能力の差によって本体価格が大きく異なり、闇雲に数字だけを比較しても意味がありません。この価格差はリース料やレンタル費用にも大きく関係してきます。
実際の印刷経費を計算して比較する前に、仕事に必要な能力に合ったプリンターを選定する、基本知識を簡単に解説しましょう。
月の印刷枚数と適正な印刷速度
印刷速度によって業務効率が変わるのは事実ですが、リース契約の場合は5年から6年の間の契約期間中、快適に使えるスペックの機種を選ぶ事が重要であり、それは効率という問題では無く耐久性という問題に尽きます。
おおよその1ヵ月の印刷枚数によって、適正な印刷速度は導かれる、と言っても解りにくいのですが、要は印刷速度によって寿命が変わってくるという事です。
高速印刷が可能な機種では高額の部品が使われて、高い耐久性と数多い耐久枚数を備えていると言い換えることもできます。
| 1ヶ月の印刷枚数 | 適正な印刷速度機種の目安 |
| 3,000枚まで | 20枚/1分間～25枚/1分間 |
| 5,000枚まで | 25枚/1分間～35枚/1分間 |
| 10,000枚まで | 35枚/1分間～45枚/1分間 |
| 1万枚以上 | 45枚/1分間～60枚/1分間 |
概ねの指針になるのは、この表が参考になります。
たとえば、コンスタントに1万枚を1ヵ月に印刷する現場に、20枚/1分間程度の機種を導入した場合、リース期間の5年から6年の間を快適に利用するのは基本的に無理で、数年のうちに耐久枚数を超えてトラブルが頻発する可能性が極めて高いと言えます。
ちなみに、レンタルの場合はリースの様な長期的な契約ではないため、耐久性や耐用枚数は機種選定で考慮する必要が無く、仮にレンタル中に機種が寿命を迎えても、代替機種に入れ替わるので問題はありません。純粋に業務効率を考えた、プラン選定をすれば良いという事になります。
月額リース料と本体価格
リースの場合、単純に印刷速度の速い機種にすれば良いという理屈も成り立ちますが、そうは問屋が卸しません。
コピー機の本体価格は、印刷速度に応じて変わってくるからです。当然高速機種の方が高額になります。
機種代の金額はこの印刷速度によるもので、機能として差は殆ど価格によってありません。
必要な機能はオプションとして別料金で付けることが、一般的だからです。
同じメーカーのリコーで、印刷速度による金額差を見てみましょう。
| 機種 | 価格 | 1分間の連続印刷速度 |
| RICOH IM C6000 | 2,440,000円～ | カラー60枚/分 モノクロ60枚/分 |
| RICOH IM C5500 | 1,960,000円～ | カラー55枚/分 モノクロ55枚/分 |
| RICOH IM C4500 | 1,710,000円～ | カラー45枚/分 モノクロ45枚/分 |
| RICOH IM C3500 | 1,490,000円～ | カラー35枚/分 モノクロ35枚/分 |
| RICOH IM C3000 | 1,270,000円～ | カラー30枚/分 モノクロ30枚/分 |
| RICOH IM C2500 | 1,070,000円～ | カラー25枚/分 モノクロ25枚/分 |
一見すると外面は殆ど変わらなくても、倍以上の本体価格差が有る事が解ります。
多くの事業所で一台あたりの印刷枚数は、1ヵ月に3,000枚程度ですから、1分間に25枚印刷出来る機種が最適ということになりますが、ワンランク上の機種を選ぶ事を販売代理店は勧めてきます。そのことについては、異論ありません。
多少の余裕が有った方が、業務効率や長期的に快適に利用できるのは間違いありません。
これにリース料率を掛け算すれば、月のリース料が算出出来ます。
| 期間 | リース料率 |
| 3年リース契約 | 3.1～3.2% |
| 4年リース契約 | 2.5～2.6% |
| 5年リース契約 | 1.9～2.0% |
| 6年リース契約 | 1.6～1.7% |
| 7年リース契約 | 1.3～1.4% |
30枚/分の機種の場合で、具体的に計算してみましょう。
値引きも有りますが、オプションなどを加算する事も考えて、リース総額120万円は現実的なところでしょう。
5年契約でリース料率2％の場合、120万円×0.02＝24,000円が月額リース料で、消費税を加えれば26,400円が実際に支払う月額リース料になります。
掛かる印刷経費を比較
カウンター料金がカラー1枚20円と仮定して、カラー印刷を3,000枚する場合の、リース契約と「プリント革命」のレンタルプリンターで比較してみましょう。
リースの場合
カウンター料金は、（カウンター料金カラー単価）20円×3,000枚＝60,000円
消費税を加えて、実際の支払は66,000円になります。
1ヵ月の印刷経費は、（月額リース料）26,400円＋66,000円＝92,400円 になります。
「プリント革命」の場合
1分間に31枚の印刷速度の、「CL-B30」ライトプランで比較しましょう。
1ヵ月の印刷経費は、（月額レンタル料）22,000円 になります。
リースとレンタルの差額は？
同じ印刷をしても、92,400円－22,000円＝70,400円 の印刷経費差額が出ます。
1年間に節約出来る金額は、70,400円×12ヵ月＝844,800円 になります。
企業の数字は1年単位出だしますが、数年単位で考えれば更に大きな金額になり、複数台設置や事業所が数多く有る場合には、更に大きな金額の経費節減が可能になります。
印刷経費の削減詳細については、是非以下も併せてご覧下さい。
大型複合機コピー機1台より複数台運用が最適
事業所にはリース契約で大型複合機コピー機を導入という、従来の一元的な発想を変える事で、業務効率の向上と経費削減が可能になります。
大型複合機1台よりも中型複合機2台の方が効率的
A3やB4サイズの印刷をする機会が少ないなら、大型複合機コピー機のリース期間が終了後、プリント革命のレンタルプリンターサービスで、中型複合機2台のレンタルにスイッチする方が、印刷経費は下がり業務効率も向上します。
詳細は、「業務効率UP!大型複合機1台よりも中型機2台の方が効率的」も、是非併せてご覧下さい。
金額的には先の計算でも明らかな様に、月額レンタル料が2倍になっても、リース契約時の半額以下になります。
中型複合機2台にしても、棚の上などに設置する事が可能で、貴重なオフィススペースを友好的に活用できる他、利用者の導線も分かれるので業務効率が向上します。
「プリント革命」のレンタルプリンターのメリットも含めて、導入方法を解説した以下もご覧下さい。
リース期間中でもレンタルプリンターを加えるとお得
リース契約は途中で解約ができないため、レンタルプリンターサービスに乗り換えるのは困難です。
しかし、リース期間中でもプリント革命の中型複合機を、レンタルプリンターサービスで加える事で、経費削減と業務効率の向上が図れます。
普段の印刷をレンタルプリンターでこなす事で、カウンター料金は加算されません。
カウンター料金は印刷しなくても最低料金が設定されているので、その範疇内でA3やB4サイズなどを印刷しても、支払料金は変わりません。
カウンター料金よりもレンタル料の方が大幅に安くなるため、トータルの印刷経費はレンタル料の支払いが発生しても安くなります。
詳細については、以下も是非ご覧下さい。
経費削減だけではない「プリント革命」が多くの企業から支持される理由
大幅な経費削減ができて、その上に業務効率が向上できる「プリント革命」のレンタルプリンターサービスですが、多くの企業から支持されているのはそれだけではありません。
盛んに言われている「DX化」について、プリント革命のレンタルプリンターサービスは、シンプルに推進できるツールになります。
DX化とは、Digital Transformation＝デジタルトランスフォーメーションの事です。
デジタル化を進めて業務効率を向上させて、新しい価値を作り出していくDX化というテーマにもプリント革命がお役に立ちます。
DX化の詳細については、「「DX化」とは何？「ペーパーレス化」「IT化」「SDGs」とは何が違う？？「プリンターは不要」になるのか？まとめて解説します」も、是非併せてご覧下さい。
プリンター管理や消耗品注文のシステム化
数多いプリンターを管理するのは大変です。
プリント革命のレンタルプリンターサービスでは、全国に事業所が有る場合でも、契約中のプリンターが置いてある所在地や契約プランや台数など、数百台規模の契約でも、専用のマイページで一元管理する事ができます。
消耗品も台数が多いと手配や管理が大変になりますが、簡単に追加発注が行えて、手間無く業務を止める事もありません。
万が一のトラブル時にも、前述のようにプリント革命が対応します。
web上の一元管理で完結出来る
プリント革命の契約締結は、web上の手続きだけで完結ができて、紙を使っての契約書などのやり取りは一切不要になっていて、手間が掛かりません。
契約後は台数の増減などもweb上だけで可能になり、支店や営業所の増加、テレワーク利用者へのプリンター供給など、必要な場所にプリント革命から直接届ける事が可能です。
毎月の請求書や領収書についても、一元管理ができる上に、web上で確認やプリントアウトなどに対応していて、カウンター料金による毎月の金額増減も無いことから、管理業務の手間を大幅に減らすことが可能です。
法人で「プリント革命」のレンタルプリンターサービスを利用するメリットは、以下もご覧下さい。
複数拠点の営業所や店舗で、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスを利用するメリットの詳細は、以下をご覧下さい。
「プリント革命」は、数百台規模の導入にも対応する事が可能です。詳細は以下も是非ご覧下さい。
綺麗な印刷物が出力できる
プリント革命のレンタルプリンターサービスが支持されているのは、経費削減やDX化に貢献する効率アップだけに留まりません。
安価に印刷する環境が構築出来ても、印刷される内容が残念では、多くの支持は得られません。
プリント革命のレンタルプリンターサービスで出力する印刷物が、綺麗で見やすい最高品質であるのは、多くの企業に支持される大きな理由の一つです。
それを支えているのは、自社で展開する「インク革命」のサービスです。
インク革命では、5万社以上の法人と取引実績があり、個人を合わせると38万を大きく超える会員数があり、リピーターが多いのが特徴です。
互換インクやトナーの販売で、業界No.1とも言われる信頼品質に定評がある、自社内の「インク革命」の消耗品を使う事で、低価格と高品質を実現しています。
印刷品質の詳細については、以下も是非併せてご覧下さい。
素早い対応力
プリント革命のレンタルプリンターサービスでは、業界最速とも言われる対応の早さも自慢の一つです。
プリンターの追加やインク・トナーの発送などは、平日の12時までなら即日発送を可能にしていて、最短翌日に荷物が届きます。
お客様をお待たせしないために自社在庫を自社倉庫で管理する、システム化されたロジスティクスが、多くの企業から信頼を得ています。
詳細については、以下も是非ご覧下さい。
